Ms Access क्या है|Complete theory | Hindi |Basic

What is Ms Access:-यह Microsoft द्वारा बनाया गया Relational Software है जो MS Office Package का एक भाग होता है। लेकिन इसे हम अलग से भी खरीद सकते हैं। इस software की विशेषता यह होती है कि यह Graphics User Interface प्रदान करता है। इसमें Microsoft के द्वारा Relational Microsoft Jet Database को GUI और Software development tools के साथ स्थाई रूप से जोड़ दिया गया है। इसे छोटे एवं बड़े दोनों प्रकार के database तैयार करने के लिए बनाया जाता है।

यह Window O/S में उपयोग होने वाला एक प्रसिद्ध database software है। इसका कार्य एक संगठित ढाँचा में आकड़ो को रखने के लिए किया जाता है। यह virtual interface की सुविधा प्रदान करता है जिससे custom form और SQL queries तैयार कर सकते हैं।

How to start Ms Access

 Step1:- click start button.

 Step2:-Click All program.

 Step3:- Ms Access click.

 Step:- Open Ms Access.

Ms Access feature

Microsoft Access के बहुत सारे फीचर्स है, इसके menu bar मे हमे 4 ऑप्शनस देखने को मिलते है और फिर हर ऑप्शन से संबधित ओर ऑप्शनस हमे Ribbon (इमेज को देखिए) मे देखने को मिलते है।

MS Access 2007 मे 4 फीचर्स है जो की इसके मुख्य फीचर है और नए वर्ज़न के Ms Access मे भी लगभग इन्ही का प्रयोग किया जाता है, वो ऑप्शन है -:

1. Home
2. Create
3. External Data
4. Database Tools

 

Home

Home के अंदर हमे थोड़े ऑप्शनस तो बिल्कुल MS wordजैसे देखने को मिलते है, जैसे इसमे भी हम text का फॉन्ट चेंज कर सकते है, उनका साइज़ चेंज करते है इत्यादि,

लेकिन इसके अलावा हमे एक view का ऑप्शन मिलता है जिस से हम अपने database को अलग अलग तरीके से देख सकते है जैसे की Form View, Layout View और Design View, इसके अलावा आप इसमे नया records add कर सकते है या फिर डिलीट भी कर सकते है,

इसके अलावा बाकी आपको वही MS word वाले फीचर्स जैसे Sort & Filter और Find और Replace के ऑप्शन मिलते है।  

 

Create

इसके बाद हमे Create का ऑप्शन देखने को मिलता है, इसका प्रयोग करके हम अपने database मे टेबल ऐड कर सकते है, हम टेबल का डिजाइन भी तय कर सकते है, हमे कुछ टेबल templates भी मिल जाते है,

जैसे की contacts, tasks, events इत्यादि templates आपको देखने को मिल जाते है, इसके अलावा इसमे आपको forms के ऑप्शन मिलते है, फोरम मे आपको form, spilt form, multiple form जियसे ऑप्शन देखने को मिलते है,

इसके अलावा आपको इसमे रेपोर्ट्स के ऑप्शन भी मिलते है, जिन्हे आप प्रयोग कर सकते है।

 

 External Data

यदि आपको अपने database मे बाहर से डाटा इम्पोर्ट करना है तो वह आप कर सकते है, आप इसमे Access का डाटा भी इम्पोर्ट कर सकते है या फिर MS Excel का डाटा भी इम्पोर्ट कर सकते है,

इसी के साथ आप किसी text फाइल या xml फाइल को भी इम्पोर्ट कर सकते है, आप इस ऑप्शन का प्रयोग करके डाटा को export भी कर सकते है, इसके अलावा आपको इसमे collect data नाम से एक सेक्शन मिलता है,

Table Tools

यह एक अलग ऑप्शन है यह तब प्रयोग किया जा सकता है जब आप एक टेबल बना ले, इसमे table से संबधित अलग अलग ऑप्शनस दिए होता है जैसे की View, Field & Columns, Data Type & Formatting और Relationships।

आप एक टेबल बना कर उसके अंदर data मे इन सब ऑप्शनस का इस्तेमाल कर सकते हो, Views मे आपको कुछ अलग अलग views देखने को मिलेंगे और field & columns मे आप कोई नया field या column add या edit कर सकते है।

Microsoft Excel Interface का परिचय

जब आप पहली बार Microsoft Excel 2019 को Open करते हैं, तो सबसे पहले आपके सामने एक्सेल की Start Screen दिखाई देती है। यहां से Interface तक पहुंचने के लिए आपको सबसे पहले New बटन पर क्लिक करना होगा, इसके बाद Blank Workbook पर क्लिक कर लें। अब आपके सामने Excel User Interface ओपन हो जाएगा।

Ms Access interface introduction

Microsoft Access एक डेटाबेस कहा जाता है जो जानकारी संग्रहीत करता है। एमएस एक्सेस का उपयोग करने के लिए, आपको इन चार चरणों का पालन करना होगा –

• Database Creation: अपना Microsoft Access डेटाबेस बनाएँ और निर्दिष्ट करें कि आप किस प्रकार का डेटा संग्रहित करेंगे।
• Data Input: आपके डेटाबेस के बनने के बाद, प्रत्येक व्यावसायिक दिन का डेटा एक्सेस डेटाबेस में दर्ज किया जा सकता है।
• Query: यह मूल रूप से डेटाबेस से जानकारी प्राप्त करने की प्रक्रिया का वर्णन करने के लिए एक फैंसी शब्द है।
• Report (वैकल्पिक): डेटाबेस से सूचना एक अच्छी प्रस्तुति में आयोजित की जाती है जिसे एक्सेस रिपोर्ट में मुद्रित किया जा सकता है।

Microsoft Access के लाभ

Microsoft Access के पास मौजूद कुछ लाभों में शामिल हैं:

• एक आवेदन है कि समय बचा सकता है।Microsoft Access एक ऐसा एप्लिकेशन है जो आसानी से भारी काम को अंजाम दे सकता है जो कि सूखा लगता है
• Microsoft Access एक ऐसा एप्लिकेशन है जो उपयोग करना आसान है और भ्रमित नहीं है, विशेष रूप से उन लोगों के लिए जो Microsoft Access का उपयोग करने में नए या नौसिखिया हैं।

Toolbar में Button जोड़ना :-

एमएस एक्सेस को लोड करने पर जो बटन उसकी default ( पूर्व निर्धारित ) सेटिंग के अनुसार दिखाई देते हैं , वे संख्या में बहुत कम होते हैं । ms access in hindi को अपनी आवश्यकतानुसार प्रयोग करने के लिए अपनी पसंद का बटन Toolbar में जोड़ भी सकते हैं । पहले यह देख लेना चाहिए कि जिस toolbar में बटन add करना चाहते हैं , वह highlighted है अथवा नहीं । यदि यह बटन highlighted नहीं है तो पहले उसे highlight करके निम्न स्टेप लें 

1. Toolbar पर माउस का दायाँ बटन क्लिक करने पर स्क्रीन पर कुछ विकल्प दिखाई देते हैं।

2. उपर्युक्त स्क्रीन पर Customize विकल्प पर क्लिक करने पर Customize का डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है ।

3. अब जिस Toolbar को add करना चाहते हैं , उस विकल्प पर डबल क्लिक करने पर उस Toolbar के टूल Toolbar में Add हो जाते हैं । 4. यदि आप कोई नया Toolbar बनाना चाहते हैं तो इसके लिए New विकल्प पर माउस द्वारा क्लिक करते हैं , New  Toolbar डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है ।

5. उपर्युक्त बॉक्स में Toolbar name विकल्प में उस नाम को टाइप करें जिस नाम से नया Toolbar बनाना चाहते हैं , फिर OK बटन पर क्लिक करें । इस प्रकार बनाया गया नया Toolbar Customize बॉक्स में Add हो जाता है । 

6. अब Close बटन पर क्लिक करके इस डायलॉग बॉक्स को बंद कर दें । 

Toolbar से बटन हटाना :-

Toolbar में अनेक बटन एक - दूसरे के बहुत समीप होते हैं । यदि अनावश्यक बटनों को हटा दें तो टूलबार पर बटनों के बीच की दूरी बढ़ जाएगी , जिससे अन्य बटनों को आसानी से सिलेक्ट किया जा सकता है । टूलबार से बटन हटाने की विधि निम्न प्रकार है-

1. Toolbar पर माउस का दायाँ बटन क्लिक करके Customize विकल्प पर क्लिक करें । 

2. अब उस विकल्प पर माउस द्वारा डबल क्लिक करें , जिसके Tool बटन Toolbar से हटाना चाहते हैं । इस प्रकार उस विकल्प से टूल बटन हट जाते हैं । 

3. अब Close बटन दबा दें ।

पहले बनाए गए डेटाबेस को कैसे खोलें ? 

यदि हम  MS Accessएमएस एक्सेस में एक बार database फाइल बना चुके हैं तो उसे कभी भी दोबारा खोलकर प्रयोग कर सकते हैं । इस फाइल को खोलकर जब चाहें , नए रिकॉर्ड जोड़ सकते हैं और पुराने रिकॉर्ड्स मिटा सकते हैं तथा रिकॉर्ड्स में भिन्न - भिन्न प्रकार के बदलाव ( Editing ) कर सकते हैं । जब कंप्यूटर पर एमएस एक्सेस को लोड करते हैं तो निम्न स्क्रीन दिखाई देती है 

1. उपर्युक्त स्क्रीन पर Opening existing file विकल्प पर क्लिक करें। 

2. उस डेटाबेस फाइल पर क्लिक करें जिसे Open करना चाहते हैं ।

3. OK बटन पर क्लिक करने पर वह डेटाबेस फाइल Open हो जाती है। 4. पहले बनाई गई वह फाइल जिसे खोलना चाहते हैं , उसे क्लिक करें ।

5. OK बटन पर क्लिक करने पर वह फाइल इस प्रकार स्क्रीन पर खुल जाती है।

डेटाबेस Window का प्रयोग :-

एमएस एक्सेस में जब हम नया डेटाबेस create करते हैं अथवा पहले तैयार किया गया डेटाबेस खोलते हैं तो स्क्रीन पर एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है सक्रिय database के लिए डेटाबेस window एक कमांड सेंटर का काम करती है , जो tables , queries , forms और रिपोर्ट्स 

Design और Datasheet का प्रदर्शन:-

Datasheet View में डेटा को एक grid structure की तरह दिखाया जाता है , यद्यपि Design View में एक समय में स्क्रीन पर एक ही रिकॉर्ड दिखाया जाता है । 

मान लीजिए कि आप एक प्रकार का View बदलकर दूसरी तरह का View स्क्रीन पर प्रदर्शित करना चाहते हैं तो View विकल्प पर क्लिक करें । यह बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देगा 

डेटाबेस में Move करना :-

 ms access में बनाए गए डेटाबेस में हम बहुत आसानी से एक स्थान से दूसरे स्थान पर मूव कर सकते हैं । डेटाशीट में स्क्रीन के View का कोई प्रभाव नहीं पड़ता । अतः हम चाहे Form View में काम करें या Datasheet View में , मूवमेंट की विधि में कोई अंतर नहीं होता है । डेटाबेस में मूव करने के लिए Record gauge का प्रयोग किया जाता है । अपने कर्सर को Record gauge में ले जाने के लिए की - बोर्ड पर  F5 key का प्रयोग करते हैं । इसके बाद आवश्यकता के अनुसार किसी एक बटन को दबाते हैं । 

1. पहले रिकॉर्ड पर जाने के लिए स्क्रोल बार में बटन दबाएँगे । 

2. एक रिकॉर्ड पीछे जाने के लिए स्क्रोल बार में बटन दबाएँगे । 

3. एक रिकॉर्ड आगे जाने के लिए स्क्रोल बार में बटन दबाते हैं ।

4. अंतिम रिकॉर्ड पर जाने के लिए स्क्रोल बार में बटन दबाते हैं । बटन द्वारा अंतिम रिकॉर्ड पर पहुँचकर एक blank रिकॉर्ड प्राप्त करते हैं ।

स्क्रोल बार कैसे प्रयोग करें ?(How to use a scroll bar?):-

एमएस एक्सेस में काम करते समय जब हम Datasheet View में होते हैं , तब अपनी Datasheet को दाएं - बाएँ या ऊपर - नीचे खिसकाकर देखने लिए स्क्रोल बार का प्रयोग करते हैं । Horizontal scroll बार द्वारा डेटाशीट को दाएँ या बाएँ खिसकाते हैं और Vertical scroll बार द्वारा ऊपर - नीचे खिसका सकते हैं । 

यदि हम Form View में काम कर रहे हैं तो scrollbar द्वारा current record के वे भाग भी देख सकते हैं , जो स्क्रीन के दाएँ या बाएँ छिपे हुए हैं और दिखाई नहीं दे रहे।

रिकॉर्ड Insert करना :-

डेटाबेस तैयार करने के बाद कई बार कुछ नए रिकॉर्ड्स जोड़ने की आवश्यकता होती है । नए रिकॉर्ड्स को जोड़कर अपने database को up to - date रख सकते हैं । डेटाबेस में रिकॉर्ड्स बढ़ाने की दो विधियाँ हैं 

1. Menu द्वारा insert करना । 

2. Toolbar द्वारा insert करना ।

Menu विधि:-

 Menu विधि द्वारा रिकॉर्ड insert करने के लिए Datasheet या Form view पर उपलब्ध Insert विकल्प को चुनें और फिर उसके मेन्यू को pull down करें । 

मेन्यू में दिखाए गए विकल्पों में से Records विकल्प पर क्लिक करने पर नया रिकॉर्ड insert हो जाता है । यह बात ध्यान देने योग्य है कि जब कोई नया रिकॉर्ड insert करते हैं तो एमएस एक्सेस कर्सर को insert किए गए नए Record पर रख देता है ।

रिकॉर्ड को Delete करना :-

ऐसे रिकॉर्ड्स , जो डेटाबेस में अनावश्यक रूप से स्थान घेर रहे हैं , उन्हें मिटाकर डिस्क पर घिरा स्थान बच जाता है । विधि निम्न प्रकार है 

1. वह रिकॉर्ड , जिसे delete करना चाहते हैं , उसे सिलेक्ट करें।

2. Edit पर क्लिक करें । 

3. स्क्रीन पर दिखाए गए विकल्पों में से Delete विकल्प पर क्लिक करने पर स्क्रीन पर एक मैसेज दिखाई देता है , जिसमें एमएस एक्सेस रिकॉर्ड को Delete करने की अनुमति माँगता है । यदि रिकॉर्ड को Delete करना चाहते हैं तो Yes बटन पर और Delete नहीं करना चाहते तो No बटन पर क्लिक करें।  

4. Yes बटन पर क्लिक करने पर वह रिकॉर्ड Delete हो जाता है।

एक साथ अनेक रिकॉईस मिटाना :-

Access ms में तैयार किए गए डेटाबेस में एक साथ अनेक रिकॉर्ड्स Delete भी कर सकते हैं । विधि इस प्रकार है

1. उन सभी रिकॉर्ड्स को एक साथ सिलेक्ट कर लें जिन्हें delete करना चाहते हैं । इसके लिए पहले उस समूह के ऊपरवाले रिकॉर्ड पर पॉइंटर रखें , जिस समूह को delete करना चाहते हैं । 

2. इसके बाद Shift को दबाते हुए उस समूह के अंतिम रिकॉर्ड पर क्लिक करें । 

3. Edit मेन्यू पर क्लिक करके उसे pull down करें । 

4. Delete विकल्प पर क्लिक करें । रिकॉर्ड के delete होने से पहले Access ms द्वारा चेतावनी दी जाती है।

5. यदि आप रिकॉर्ड को Delete करना चाहते हैं तो Yes बटन पर और यदि Delete नहीं करना चाहते हैं तो No बटन पर क्लिक करे।

                                                       ...........RAUNAK RKS